Η ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων έχει απλοποιήσει πολλές συναλλαγές με το δημόσιο. Αυτό που δεν έχει αλλάξει είναι ότι κάθε διαδικασία απαιτεί έγγραφα, και ότι η κατάσταση στην οποία βρίσκονται αυτά τα έγγραφα τη στιγμή που ξεκινάς καθορίζει σε μεγάλο βαθμό πόσο ομαλά θα κυλήσει η υπόθεση.
Λίγα λεπτά προετοιμασίας πριν ανοίξεις την πλατφόρμα κάνουν συνήθως μεγαλύτερη διαφορά από οτιδήποτε άλλο.
Ξεκίνα από τις οδηγίες της συγκεκριμένης διαδικασίας
Κάθε υπηρεσία και κάθε διαδικασία έχει τις δικές της απαιτήσεις, οι οποίες διαφέρουν και ενδέχεται να αλλάζουν.
Για τον λόγο αυτό, το πρώτο βήμα είναι πάντα η ανάγνωση των επίσημων οδηγιών της συγκεκριμένης υπηρεσίας που σε ενδιαφέρει. Εκεί αναφέρεται τι ακριβώς ζητείται και με ποιον τρόπο. Καμία γενική περιγραφή, ούτε αυτό το κείμενο, δεν υποκαθιστά αυτές τις οδηγίες.
Ό,τι ακολουθεί αφορά αποκλειστικά τον τρόπο με τον οποίο μπορείς να οργανώσεις τα δικά σου αρχεία, ώστε να είσαι έτοιμος όποια κι αν είναι η απαίτηση.
Οργάνωσε ένα σταθερό αρχείο εγγράφων
Ανεξάρτητα από τη διαδικασία, τα ίδια προσωπικά έγγραφα τείνουν να χρειάζονται ξανά και ξανά.
Ένας φάκελος με τίτλο όπως «Βασικά Δικαιολογητικά», όπου φυλάς ενημερωμένα αντίγραφα των εγγράφων που χρησιμοποιείς συχνότερα, σου εξοικονομεί χρόνο σε κάθε νέα αίτηση. Αντί να αναζητάς τα ίδια αρχεία σε διαφορετικούς φακέλους και συσκευές, τα έχεις άμεσα διαθέσιμα.
Αξίζει επίσης να ελέγχεις περιοδικά ότι τα αρχεία παραμένουν επίκαιρα. Ένα έγγραφο που έχει αντικατασταθεί από νεότερη έκδοση καλό είναι να ανανεώνεται στον φάκελό σου πριν χρειαστεί.
Ένα ενιαίο αρχείο είναι πιο εύκολο να διαχειριστείς
Όταν μια υπόθεση περιλαμβάνει πολλά επιμέρους έγγραφα, η διαχείρισή τους ως ξεχωριστά αρχεία δυσκολεύει τόσο τον έλεγχο όσο και τη μεταφορά τους.
Η συγχώνευση pdf των σχετικών εγγράφων σε ένα αρχείο είναι ένας πρακτικός τρόπος να έχεις τον φάκελό σου συγκεντρωμένο και σε συγκεκριμένη σειρά. Ο έλεγχος γίνεται μία φορά, σε ένα αρχείο, αντί για πολλαπλά ξεχωριστά.
Πρόκειται για τρόπο οργάνωσης της δικής σου δουλειάς και όχι για κάποια γενική απαίτηση. Το αν και πώς ενοποιούνται τα έγγραφα σε μια συγκεκριμένη διαδικασία προκύπτει πάντα από τις οδηγίες της υπηρεσίας.
Ψηφιοποίηση εγγράφων που υπάρχουν μόνο σε χαρτί
Αρκετά έγγραφα υπάρχουν ακόμη μόνο σε φυσική μορφή: παλαιότερες βεβαιώσεις, συμβόλαια, πιστοποιητικά ή έγγραφα από φορείς χωρίς πλήρως ψηφιακές υπηρεσίες.
Η σάρωση μέσω κινητού τηλεφώνου είναι συνήθως η πιο γρήγορη λύση. Οι σύγχρονες εφαρμογές σάρωσης δημιουργούν αρχεία PDF απευθείας από την κάμερα, χωρίς επιπλέον μετατροπή ή εξειδικευμένο εξοπλισμό. Μέσα σε λίγα λεπτά, ακόμη και ένα πολυσέλιδο έγγραφο μετατρέπεται σε ευανάγνωστο ψηφιακό αρχείο.
Δύο πράγματα βοηθούν στο αποτέλεσμα: καλός φωτισμός και σταθερό χέρι. Μια σκοτεινή ή θολή σάρωση δυσκολεύει την ανάγνωση, ανεξάρτητα από το πού θα χρησιμοποιηθεί.
Ο τελικός έλεγχος πριν κλείσεις το αρχείο
Πριν θεωρήσεις τον φάκελό σου έτοιμο, αξίζουν λίγα λεπτά για έναν έλεγχο.
Άνοιξε το αρχείο και δες το από την αρχή ως το τέλος. Έλεγξε ότι όλες οι σελίδες είναι εκεί, ότι βρίσκονται στη σωστή σειρά, ότι καμία δεν είναι ανάποδη και ότι το κείμενο διαβάζεται καθαρά σε κάθε μία.
Είναι το ίδιο απλό βήμα που κάνει κανείς πριν στείλει οποιοδήποτε σημαντικό έγγραφο, και είναι εξίσου χρήσιμο εδώ.
Το ψηφιακό πλαίσιο και ο ρόλος του χρήστη
Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχει θέσει ως στόχο τη διευκόλυνση των ψηφιακών συναλλαγών των πολιτών με το κράτος, επενδύοντας στην ανάπτυξη ψηφιακών πλατφορμών και υπηρεσιών.
Η άλλη πλευρά αυτής της εξίσωσης παραμένει στον χρήστη. Ένα καθαρά σαρωμένο, σωστά οργανωμένο και ελεγμένο ψηφιακό αρχείο είναι κάτι που ετοιμάζει ο καθένας για τον εαυτό του, και είναι χρήσιμο ανεξάρτητα από το πού θα κατατεθεί.
Η εξοικείωση με βασικά ψηφιακά εργαλεία, όπως η σάρωση και η διαχείριση αρχείων PDF, είναι δεξιότητα που αποδίδει σε πολλές περιστάσεις πέρα από τις συναλλαγές με το δημόσιο.
Μια ρουτίνα που αξίζει να τυποποιήσεις
Η καλύτερη στρατηγική δεν είναι να θυμάσαι κάθε φορά τι πρέπει να κάνεις, αλλά να ακολουθείς την ίδια σειρά βημάτων.
Πέντε βήματα καλύπτουν τα περισσότερα: διάβασε τις οδηγίες της συγκεκριμένης διαδικασίας, συγκέντρωσε τα έγγραφα, ψηφιοποίησε ό,τι υπάρχει μόνο σε χαρτί, οργάνωσε τα αρχεία σου και κάνε έναν τελικό έλεγχο.
Η πρώτη φορά απαιτεί περισσότερο χρόνο, καθώς εξοικειώνεσαι με τα εργαλεία και στήνεις τον φάκελό σου. Από εκεί και πέρα τα περισσότερα βήματα γίνονται σχεδόν αυτόματα, και ξεκινάς κάθε νέα διαδικασία με τα αρχεία σου ήδη σε τάξη.
